Charakter pracy wymusza niekiedy na pracownikach odbywanie podróży służbowych. W zależności od tego, czy mieszczą się one w granicach Polski czy poza, nazywa się je podróżą krają lub zagraniczną. Pracownikowi, delegowanemu na wyjazd służbowy, przysługuje zwrot kosztów podróży oraz dieta. Wszystko musi być oczywiście ściśle określone przez pracodawcę. Jak rozliczyć służbowy wyjazd?
Pracownik ma czas do 14 dni, aby rozliczyć się z kosztów podróży służbowej. Musi w tym celu złożyć szereg stosownych dokumentów: faktury, bilety lub rachunki, które są potwierdzeniem wszystkich wydatków (nie obowiązuje to diet bądź objętych ryczałtami wydatków). Zwrotowi podlega koszt przejazdu, zarówno miejskimi środkami transportu, jak i dojazdu do miejsca odbywania służbowego wyjazdu, noclegów bądź innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, uznanych przez pracodawcę. Jeżeli jednak pracownik nie ma możliwości udokumentowania poszczególnych wydatków, związanych z podróżą służbową, składa on pisemne oświadczenie o poniesionych kosztach i przyczynach, z powodu których nie są one potwierdzone stosownymi dokumentami.
W podróż służbową można udać się samolotem, samochodem służbowym czy autobusem. Pracodawca ma obowiązek ściśle doprecyzować środek transportu, a także jego rodzaj oraz klasę. Przy rozliczaniu podróży uwzględnia się również rodzaje ulg, jakie pracownik posiada na dany środek transportu. Jednakże jeśli pracodawca wyrazi zgodę, można pojechać własnym środkiem transportu: samochodem czy motocyklem. W sytuacji takiej pracownikowi przysługuje zwrot wydanych na przejazd kosztów, a wysokość wynosi iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu.
Za inne udokumentowane wydatki uznaje się przejazd płatnymi autostradami, postoje na płatnych parkingach, opłaty za bagaż oraz inne wydatki, które wiążą się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej.
Przy rozliczaniu podróży służbowej najważniejsze jest terminowe przedłożenie wszystkich dokumentów oraz udokumentowanie poniesionych kosztów. Dlatego też tak ważne jest, aby zachowywać wszystkie bilety, faktury i paragony.