Trudno znaleźć jedną, uniwersalną formułę dla organizowania podróży służbowej. To jak będzie ona przebiegać w znacznej mierze zależy od wielu różnych czynników: celu, czasu trwania, dostępnych środków, liczby uczestników oraz branży, którą się zajmujemy. Oto kilka wskazówek, które mogą okazać się przydatne przy organizacji służbowej podróży.
Po pierwsze: plan
Zanim zaczniemy cokolwiek załatwiać, warto zrobić listę wszystkich informacji i warunków, które musi spełnić podróż. Dopiero, kiedy będziemy znać podstawowe dane takie jak cel, liczba uczestników i czas trwania, możemy przystąpić do planowania. Warto pamiętać przy tym o kilku zasadach.
Przede wszystkim należy brać pod uwagę czas potrzebny na dojazd z i do noclegu, a później także na miejsce ewentualnego spotkania z klientem lub szkolenia. Osoba wyjeżdżająca musi dysponować odpowiednim zapasem czasu, by móc spokojnie dotrzeć na miejsce także w przypadku korków lub innych, nieprzewidzianych sytuacji. Dlatego dobrze, jeśli punkty te nie są od siebie zbyt oddalone.
Dodatkowo warto sprawdzić jakie restauracje znajdują się w pobliżu noclegu i wybrać przynajmniej dwie, do których moglibyśmy zaprosić ewentualnego klienta lub kontrahenta. Większe hotele zwykle posiadają własne lokale gastronomiczne ulokowane w tym samym budynku.
Istotna może być także możliwość zrobienia niewielkich zakupów po drodze, dlatego dobrze jeśli w pobliżu noclegu znajdują się także niewielkie sklepy i apteki, z których będą mogli w razie potrzeby skorzystać uczestnicy podróży.
Należy również rozważyć różne opcje dotyczące dojazdu do celu. Im więcej osób bierze udział w wyjeździe, tym bardziej opłacalne i wygodniejsze dla pasażerów jest wynajęcie prywatnego przewoźnika, który od razu dowiezie nas na miejsce spotkania lub do hotelu. Więcej na: http://bissole.pl/business-travel/podroze-sluzbowe/.
Program
Równie ważny co całe zaplecze jest również odpowiedni program wyjazdu. Jego uczestnicy nie powinni odnosić wrażenia, że marnują czas, który mogliby spędzić w bardziej owocny sposób. Aby tego uniknąć warto opracować plan podróży służbowej, zawierający w sobie godzinową rozpiskę wszystkich wydarzeń oraz czas wolny. Dokładne rozpisanie planu wyjazdu pozwoli także na bardziej dokładne zaplanowanie związanego z nim zaplecza.
Ostatnim, ważnym punktem jest przygotowanie dla uczestników listy ważnych numerów i kontaktów, z których będą mogli oni skorzystać w razie nieprzewidzianych sytuacji. Na takiej liście powinny znaleźć się między innymi: numery alarmowe, do ubezpieczyciela czy osoby odpowiedzialnej za wyjazd.
Profesjonalizm
Dobrze zorganizowany wyjazd firmowy buduje pozytywny wizerunek nie tylko w oczach klientów i kontrahentów, ale także pracowników, których w podróż wysyłamy. Owocuje to większym związaniem z firmą oraz polepszeniem atmosfery pracy.
Organizacja podróży służbowej, zwłaszcza dla wielu osób na raz, może być trudną i skomplikowaną sztuką. Dlatego warto skorzystać z pomocy profesjonalnej firmy, która zajmie się przygotowaniem podróży w najdrobniejszym detalu.