Wyjazd służbowy ? jak go dobrze zorganizować?

Coraz częściej mamy do czynienia z wyjazdami służbowymi i planowanymi delegacjami. Dawniej były one zarezerwowane dla pracowników wyższego szczebla, a obecnie dotyczą one nawet osób z krótkim stażem pracy. Takie rzeczy wynikają z potrzeb rynku i wymuszenia na przedsiębiorcach wychodzenia na całkiem nowe rynki. Lokalne firmy rzadko kiedy wytrzymują konkrecję ogólnopolskich korporacji i same też muszą pozyskiwać klientów w innych regionów Polski. Wyjazd firmowy nie jest wcale tak prosty do zorganizowania jak mogłoby się wydawać – trzeba poświęcić temu zagadnieniu sporo czasu, aby o niczym nie zapomnieć. Doradzamy o jakich rzeczach należy pamiętać, aby wyjazd służbowy przebiegł pomyślnie, bez stresujących niespodzianek.

Transport

Jest to jedna z ważniejszych rzeczy, która ma ogromny wpływ na sam wyjazd. Wybierajmy te środki transportu, które są w stanie maksymalnie skrócić czas podróży i zapewnić największą wygodę. Preferowaną formą transportu jest przelot samolotem ? w ten sposób można dotrzeć do najdalej oddalonych miejscowości w zaledwie kilkadziesiąt minut. Jeżeli w miejscowości docelowej nie ma lotniska warto rozważyć transport szybką koleją. Z reguły nie korzysta się z samochodów, bo wiąże się to z dużymi kosztami oraz długim czasem dojazdu. Niemniej ważną kwestią jest komfort podróży i dlatego z reguły wybór pada na klasę biznesową, która dostosowana jest do wykonywania pracy (gniazda do ładowania laptopa, darmowy internet, przestronne miejsce itd.)

Nocleg

Prawidłowo zaplanowany wyjazd firmowy powinien mieć zapewnione miejsca noclegowe, które znajdują się w bliskiej odległości od miejsca prowadzenia spotkań. W sezonie wakacyjnym trzeba planować z dużym wyprzedzeniem, bo w tym czasie o rezerwację bardzo trudno. Jeżeli w podróż oddelegowanych zostało kilka osób to każdemu z nich należy zapewnić osobny pokój ? kilkuosobowe apartamenty nie zapewniają właściwej prywatności. Wyjątkiem są te, które mają oddzielne, zamykane na klucz sypialnie. Jeżeli miejsce spotkanie nie jestw tym samym lub sąsiadującym budynku to konieczne jest podstawienie samochodu po hotel w czasie, gdy pracownicy będą wybierać się na rozmowy.

Wyżywienie

Wyjazd firmowy to nic innego jak pełnienie obowiązków poza miejscem, gdzie normalnie się pracuje. Nie należy tego traktować jako wycieczkę czy wczasy, bo tak nie jest. Jako, że pracownicy nie są w stanie gotować sobie samemu to muszą stołować się w restauracjach ? często jest to element obranej strategii w czasie negocjacji. Pracodawca powinien wziąć wszystkie koszty wyżywienia na siebie. W praktyce często można spotkać się z dziennym limitem, do którego pracodawca zwraca pieniądze. Jeżeli delegaci będą mieli ochotę na coś więcej – będą musieli dopłacić z własnej kieszeni. Szczegółowy budżet wyjazdu firmowego może zorganizować firma, np. Bissole Business Travel, specjalizująca się m.in. w podróżach służbowych.

Czas wolny

W każdej podróży służbowej znajdzie się chwila wolnego, którą pracownicy będą mogli spędzić w dowolny sposób. Dobrą praktyką jest zapewnienie atrakcji dla delegatów, aby mogli wykorzystać czas pobytu również do odpoczęcia i zapoznania się z nową miejscowością.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *